La gestion de votre boîte de réception peut être une tâche ardue de nos jours. De ces e-mails importants que vous devez voir à ceux qui viennent de vous gêner, il peut être fastidieux de tout organiser pour voir ce que vous voulez voir.
Si vous utilisez l'application Mail sur votre Mac, vous pouvez configurer des règles de messagerie qui vous aideront à tout gérer. Dirigez les e-mails dès leur arrivée, marquez-les afin qu'ils soient plus faciles à repérer et nettoyez facilement votre boîte de réception, voici comment.
Accéder aux règles de l'application Mail
Avec votre Courrier ouverte, suivez ces étapes pour accéder au Règles zone.
1) Cliquez sur Courrier dans le menu et sélectionnez Préférences.
2) Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Règles.
3) Toutes les règles que vous avez définies seront affichées. Pour en créer un nouveau, cliquez sur Ajouter une règle.
Créer une règle de messagerie
Après avoir cliqué Ajouter une règle, une boîte apparaîtra avec diverses options pour le type de règle que vous souhaitez créer. Commencez par décrire votre règle ou donnez-lui simplement un nom qui vous semble logique. Ensuite, continuez pour le configurer.
Mettre en place les conditions
La section suivante est l'endroit où vous configurez les conditions pour l'e-mail entrant. Après le mot Si, sélectionnez soit Tout ou Tout dans la liste déroulante. Demandez-vous, voulez-vous que toutes les conditions que vous entrez soient remplies ou toutes?
Après cela, vous définissez les conditions à remplir et vous avez le choix entre de nombreuses options. La première case est destinée aux e-mails qui arrivent et comment les identifier. Alors, choisissez parmi des choix comme:
- De qui provient l'e-mail, qui est copié ou dans la ligne d'objet
- La date envoyée ou reçue
- Si l'expéditeur est dans vos contacts ou non, est un VIP ou est membre d'un groupe
- Si la priorité des e-mails est élevée, normale ou faible
- L'e-mail contient un certain type de pièce jointe
Selon l'option que vous sélectionnez, vous verrez différentes options. Par exemple, L'expéditeur est dans mes contacts, Priorité, ou Le message est du courrier indésirable n'offre aucune autre condition de mise en place. Mais, d'autres demandent des conditions supplémentaires. Par exemple, Type de pièce jointe vous demande de choisir dans une liste et date d'envoi ou de réception vous invite à l'âge de l'e-mail.
Vous devrez peut-être décider du contenu du message contenir, contient pas de, commence par, se termine par, ou est égal à. Suivez cela en entrant du texte dans la troisième case. Vous pouvez donc saisir quelque chose comme «De contient le mot Apple» ou «Objet contient le mot Vente».
Configurer les actions
Après avoir défini les conditions pour le courrier électronique entrant, vous décidez des actions à entreprendre. Choisissez parmi des options comme:
- Déplacer le message vers une autre boîte aux lettres ou dossier
- Définissez la couleur du message
- Répondre ou transférer automatiquement le message
- Supprimer le message
- Marquer le message comme lu
Tout comme avec les conditions que vous définissez, les actions peuvent demander plus de détails. Si vous choisissez Déplacer le message, vous devez choisir la boîte aux lettres et le dossier. Ou, si vous sélectionnez Définir la couleur du message, vous devez choisir la couleur et si elle doit s'appliquer à l'arrière-plan ou au texte.
Une fois que vous avez défini votre description, vos conditions et vos actions, cliquez sur D'accord et votre nouvelle règle est prête. Vous le verrez alors dans votre liste de règles dans la boîte Préférences.
Si vous souhaitez modifier une règle, sélectionnez-la et cliquez sur Éditer. Vous pouvez également cliquer sur Dupliquer pour copier une règle, puis apporter de légères modifications ou Retirer une règle dont vous n'avez plus besoin.
Exemples de règles
Vous ne savez pas comment ces règles peuvent vous aider? Voici quelques exemples.
- Déplacez les messages de votre patron vers votre dossier de travail.
- Recevez des notifications lorsque vous recevez des messages de votre maman.
- Marquer et répondre automatiquement aux messages marqués comme prioritaires.
- Supprimer automatiquement les messages contenant certains mots dans le sujet.
- Faites entendre un son lorsque des e-mails contenant des pièces jointes arrivent.
Comme vous pouvez le voir, les règles peuvent non seulement vous aider à organiser votre boîte de réception en déplaçant ou en supprimant des messages, mais également recevoir des notifications pour les plus importantes ou signaler automatiquement les messages pour les rendre plus faciles à repérer.
De plus, vous pouvez configurer plus d'un ensemble de conditions et d'actions pour un message en utilisant les signes plus dans ces sections pour en ajouter plus.
Règle des règles de messagerie!
La configuration des règles dans l'application Mail ne prend pas longtemps et vous pouvez les utiliser pour organiser votre boîte de réception sans lever un autre doigt. Êtes-vous prêt à commencer à configurer certaines règles? Faites-nous savoir ceux que vous créez qui vous aident le plus.
Et découvrez comment filtrer les e-mails sur votre iPhone et iPad ou comment utiliser les règles de messagerie dans Gmail.
